facts@4x

Tip 1: Leidinggevende, luister alleen naar dingen waar je wat mee kan

Door Eelko Vooijs •

Voor veel leidinggevenden een herkenbare situatie: een medewerker uit je team komt naar je toe, doet de deur dicht en zegt op vertrouwelijke toon: “Je hebt het niet van mij, maar ik denk dat je wel wilt weten dat…” en dan volgt er een verhaal over twee collega’s die ruzie hebben, een teamlid dat zich niet aan de veiligheidsvoorschriften houdt of wat er dan ook speelt in het team.

Vaak ben je als leidinggevende blij dat je dit soort informatie krijgt omdat je dan goed weet wat er speelt. Toch deel ik in dit artikel een tip met je die erop neerkomt dat je moet voorkomen dat je informatie op zo’n manier krijgt…

De komende artikelen delen we een aantal tips met je. Dit zijn tips die zijn geïnspireerd op het werk wat we dagelijks doen in verschillende teams en door de vele gesprekken die we voeren met leidinggevenden. De zaken die het meest voorkomen en waaruit een mooie algemene tip te halen is, delen we met je.

facts@4x

Waar hebben we het over?

Eerst maar even goed helder maken over welke situaties we het hier hebben. Het gaat om alle situaties waarbij je als leidinggevende iets hoort van een teamlid over wat er speelt in het team of tussen teamleden waarbij de toevoeging (uitgesproken of onuitgesproken) zit: ‘Je hebt het niet van mij’.

En dat gebeurt vaker dan je zou denken. Is er een conflict tussen twee medewerkers en komt een derde het melden? Dan voel je vaak al aan dat het niet gepast is als je naar de twee ruziënde collega’s toestapt en zegt: “Ik begreep van collega drie dat jullie ruzie hebben…”

Maar ook dat teamlid of die collega leidinggevende waarmee je informeler of misschien wel vriendschappelijk omgaat kan je heel veel vertellen wat je ‘eigenlijk niet kan weten’, althans zonder de bron kenbaar te maken.
Mijn inschatting is dat veel leidinggevenden een groot deel van hun idee wat er speelt in hun team op basis van deze informatie vormen.

wat is er eigenlijk mis mee?

Veel leidinggevenden die wij ontmoeten zijn eigenlijk wel blij met deze informatie. Toch is er, als je even uitzoomt, best wat mis mee. Hieronder geef ik je drie redenen:

De eerste reden is dat je op deze manier per definitie een gekleurd beeld krijgt van wat er in je team speelt. In sommige gevallen is dat opzettelijk. Bijvoorbeeld als een collega er zelf beter van kan worden door negatieve dingen te melden over anderen of als iemand inhoudelijk zo betrokken is bij een bepaald onderwerp of onderdeel van het werk dat hij alleen maar dingen meldt vanuit dat perspectief.

Maar veel vaker is het kleuren van het beeld onbewust. We weten dat er een (groot) verschil is tussen ‘de werkelijkheid’ en ons ‘idee van de werkelijkheid’. We filteren allemaal onze waarnemingen en geven er een bepaalde betekenis aan. Simpel voorbeeld? Een teamlid doet een bepaalde handeling 10 keer en 1 keer daarvan gaat het mis. Een collega loopt bij jou binnen en vertelt hoe het is misgegaan. De informatie dat het de andere 9 keren (heel) goed is gegaan bereikt je niet. En zo wordt langzaam ook jouw beeld gekleurd zonder dat je je daar voldoende van bewust bent…

Het tweede nadeel is dat je hierdoor je teamleden uit postitie haalt. Wat ik daarmee bedoel is dat een teamlid dat goed in positie staat twee verantwoordelijkheidsgebieden heeft (en afhankelijk van de functie daaraan gekoppelde concrete verantwoordelijkheden): het vakinhoudelijke en zijn rol als goed teamlid. Van goede teamleden verwachten de meeste organisaties dat ze actief meedoen, hun collega’s helpen en ondersteunen en ook aanspreken als dat nodig is.

En in verreweg de meeste voorbeelden die ik ken, wordt het informeel informeren van ‘de baas’ (“Je hebt het niet van mij, maar…”) verkozen boven het zelf direct aanspreken van de collega’s.  Als dit wat langer voortduurt ontstaat in het team een sfeer van ‘over elkaar praten’  in plaats van ‘met elkaar praten’. Daarnaast lijken de problemen ook vaak groter dan ze zijn: de drempel om iets ‘erg’ te vinden is vaak hoger als je iemand er direct op aan moet spreken….

Tenslotte het derde nadeel: op termijn is deze gang van zaken erg belastend voor jou als leidinggevende. Dat heeft met twee zaken te maken. Om te beginnen kun je je steeds meer zorgen gaan maken om wat er in je team speelt. Ik spreek regelmatig leidinggevenden die mij uitleggen dat er iets mis is in (een deel van) hun organisatie. Er is sprake van ruzies, mensen worden afgeleid van het werk en andere -niet direct betrokken- collega’s hebben last van de slechte sfeer die daardoor ontstaat. Genoeg reden om je zorgen te maken als leidinggevende, maar….alles wat de leidinggevende hierover weet is van horen zeggen en….”je hebt het niet van mij, maar…”

En dat is precies de tweede reden waarom het zo belastend kan worden: je kunt er niets mee doen. Je effectiviteit als leidinggevende wordt bepaald door je acties. En het grootste probleem van de ‘je-hebt-het-niet-van-mij-maar’-informatie is dat je er niet direct iets mee kunt. Wat doe je als twee collega’s uit je team voor jouw ogen elkaar de haren uittrekken? Voor de meeste leidinggevenden is in zo’n situatie volstrekt helder wat je moet doen.

Wat doe je als je van een derde collega hoort (“Je hebt het niet van mij, maar…”) dat gistermiddag twee collega’s elkaar de haren uittrokken? Dat ligt al ingewikkelder. Een paar keer extra binnenlopen om zelf de sfeer te proeven? Maar ja, als jij in de buurt bent gebeurt er natuurlijk niets. Het bespreekbaar maken op een overleg? Dan loop je een groot risico dat iedereen ineens gaat ontkennen / bagatelliseren / draaien totdat het lijkt alsof jij de enige bent die denkt dat er iets mis is. Kortom, de kans om op basis van deze input je rol als leidinggevende goed in te vullen is veel kleiner….

hoe kun je er dan wel mee omgaan?

Wat is dan in onze ervaring een manier om jezelf buiten deze nadelen te houden? Komt ie:

  1. Check eerst of je (een deel van) de bovengenoemde nadelen voor jezelf herkent.
    Dat is belangrijk om je motivatie voor met name stap 3 te krijgen.
  2. Besluit alleen nog maar op ‘feiten’ te reageren.
    Wat bedoel ik in dit geval met feiten? Dat zijn ofwel zaken die je zelf hebt waargenomen, ofwel zaken die een teamlid aan je meldt waarbij je wel de bron mag melden.
  3. Creëer feiten en negeer de rest.
    In het eerder genoemde voorbeeld: collega drie komt bij je om te melden dat collega een en twee elkaar gisteren de haren uittrokken. Letterlijk (en ja, dit is een voorbeeld uit onze praktijk). Doe de eerste check: “En heb je hen er zelf al op aangesproken?” gevolgd door de tweede check: “En vind je het goed als ik jouw melding gebruik om hen erop aan te spreken?”. Als hier positief op wordt gereageerd, dan heb je een ‘feit’. Dus je kunt collega een en twee nu gaan aanspreken, hun kant van het verhaal horen, maatregelen nemen, etc. Kortom, je kunt gaan leidinggeven.

    Krijg je ‘nee’ als antwoord? Goed nieuws, want ook dan heb je een ‘feit’ te pakken. Misschien wel anders dan je denkt, maar in dit geval is het feit dat je een teamlid hebt die misstanden ziet, maar om een of andere reden niet de verantwoordelijkheid durft of wil nemen om die ‘echt’ te melden. In dit geval gaat jouw aandacht dus naar de melder: wat is er aan de hand dat diegene dat niet wil? Is er sprake van angst, is er eerder iets voorgevallen? En ook hier is het weer helder wat je kunt doen. En je doet in dit geval dus (nog) niets aan het verhaal van de twee ruziënde collega’s totdat je zover bent dat je een feit krijgt…

Is het in de praktijk makkelijk dit te doen? Nou, vooral in het begin is het even wennen om je aandacht te verplaatsen naar de ‘melder’ als die geen toestemming geeft er iets mee te doen. Maar zodra je daar even doorheen bent zijn de voordelen groot:
Als je dit een paar keer hebt gedaan, dan weten alle teamleden dat als ze iets bij jou melden dat ze de vraag krijgen of je er zelf al iets mee hebt gedaan en of ze jouw melding mogen gebruiken.
Dit werkt drempelverhogend en stuurt gewenst gedrag aan: in een aantal gevallen spreken ze elkaar aan en hoeven ze jou er niet meer mee lastig te vallen, in andere gevallen vinden ze het toch niet de moeite om de ander erop aan te spreken. Prima dat ze jou daar dan ook niet mee lastig vallen en in die gevallen waar ze de ander wel aanspreken, maar zonder gewenst resultaat kun je met mooie feiten in actie komen! Meer rust voor jou en meer effect van je handelen….

Ik ben benieuwd? Herken je hier iets van? Heb je andere ervaringen of tips? Laat het weten in een reactie onder dit bericht! Vond je deze tip zinvol? Deel hem dan met onderstaande knoppen!

Eelko Vooijs

Eelko Vooijs

eelko@eviont.nl

  

Schrijf je nu in voor onze nieuwsbrief.

Dit veld is verplicht.

Voornaam *

Dit veld is verplicht.

Achternaam *

Vul een geldig e-maildres in.

E-mail *

Reacties

Er zijn nog geen reacties op dit bericht.

Plaats een reactie

Dit veld is verplicht.

Naam*

Vul een geldig e-mailadres in.

E-mailadres*

Dit veld is verplicht.

Bericht*