busy-880800_1920

Makkelijk delegeren in 6 stappen

Door Eelko Vooijs •

Laten we maar gelijk eerlijk zijn: Als het op het werk in jouw bedrijf of op jouw afdeling aankomt, ben jij als leidinggevende toch degene die het het beste weet. Die het meeste inzicht heeft in de zaken, of die toch op z’n minst het snelst zelf alles even op kan lossen. Toch? Daarom doe je veel dingen toch maar even zelf zonder het te delegeren aan anderen.

Zelfs als je bovenstaande zinnen verwerpelijk vindt, is er grote kans dat je gedrag in de praktijk hier wel op neerkomt… In dit blog geven we je 6 stappen om tóch makkelijk te delegeren.

We werken veel met leidinggevenden en weten dat het (niet makkelijk kunnen) delegeren een onderwerp is dat vaak speelt. Het levert zo nu en dan veel frustraties, onbegrip en timemanagement problemen op.

 

busy-880800_1920

Gelukkig is er hoop! Als je deze 6 stappen volgt, gaat het zo makkelijk als het kan gaan…

Stap 1: Delegeer de juiste dingen

Ok, een inkopper maar in de praktijk lang niet zo logisch als het klinkt. Begin eens met een lijstje te maken van wat je eigen kerntaken zijn: dingen die jij als leidinggevende of ondernemer echt zelf moet doen. Dat zijn dus in elk geval dingen die je níet moet delegeren.
Kijk vervolgens eens terug in de tijd aan de hand van je agenda. Neem bijvoorbeeld de afgelopen maand en kijk naar de activiteiten waaraan je je tijd hebt besteed. Alles wat niet tot je kerntaken behoort, komt in aanmerking om te delegeren.

Stap 2: Begin klein

Alle begin is moeilijk. Heb je als leidinggevende ‘delegeringsangst’, perfectionisme of moeite met loslaten? Begin dan zeker met het delegeren van een kleine, overzichtelijke taak waarmee eigenlijk ook niet veel mis kan gaan. Niets is zo fijn voor ons brein als een positieve ervaring. Als de kleine dingen goed gaan, dan wordt het ook makkelijker wat ingewikkelder taken te delegeren…

Stap 3: delegeer op de juiste manier

Hierbij zijn twee zaken van groot belang. Ten eerste de persoon aan wie je delegeert. Het is handig als hij of zij ook in staat is het werk te doen en precies weet wat er verwacht wordt.

Ten tweede moet je volledig delegeren. Dus niet alleen iemand een taak geven en ergens verantwoordelijk voor maken, maar ook de bijbehorende bevoegdheid uit handen geven. Klassieke valkuil, dit punt. Stel, ik maak een van mijn medewerkers verantwoordelijk voor het feit dat er altijd voldoende koffie op kantoor is. Maar ik geef hem geen geld om nieuwe koffie te halen en ook de sleutel van het apparaat blijft in mijn bezit. Dan zal hij niet goed in staat zijn om zijn taak uit te voeren en –vanuit mijn perspectief nog erger- hij zal mij voortdurend alsnog ‘lastig vallen’ in de dappere pogingen zijn taak alsnog uit te voeren.

Stap 4: Vertel het ook de rest

Delegeren werkt pas echt als ook alle andere mensen op je afdeling of in je bedrijf weten dat je gedelegeerd hebt. Omdat ze dan met vragen of opmerkingen over die taak niet meer bij jou komen (waardoor jij in de verleiding komt er toch wat van te vinden)…

Stap 5: Controleer!

Controleer? Maar delegeren gaat toch juist over loslaten? Nee, een veel voorkomend misverstand. Dit is nu juist een van je kerntaken als leidinggevende: het controleren van de uitvoering en met name resultaten van gedelegeerde taken. Dus als die in stap 1 nog niet op je lijstje van kerntaken stond, wordt het hoog tijd die toe te voegen.

Om niet het werk alsnog zelf te gaan doen is het van belang om de controle op 2 punten te richten: op degene die het uitvoert en zijn of haar beleving (gaat het goed? Heb je nog iets nodig?) en op de uiteindelijke resultaten. En als het goed is heb je die in stap 3 heel helder afgestemd.

Stap 6: Houd vol!

Bij delegeren is het net als met veel andere dingen in het leven: de kosten gaan voor de baat uit. In het begin moet je veel tijd investeren (die je niet denkt te hebben), af en toe eens tot 10 tellen, mensen fouten laten maken en nog meer tijd investeren. Toch loont het uiteindelijk en gaat het juist op die punten winst (dus tijd en kwaliteit) opleveren.

De klassieke valkuil in deze fase? Waakt u voor het “omgekeerd delegeren”. Dat gebeurt als een medewerker met een gedelegeerde taak tegen een probleem aanloopt en bij jou aanklopt voor hulp. Dat is het moment waarop je alle moeite die je er tot nog toe in hebt gestoken in een keer teniet kunt doen. Inderdaad, door de taak dan weer terug te pakken en het alsnog zelf te gaan doen. Dus: help de medewerker juist om zelf een oplossing te vinden en laat de taak daar…

Verwacht na deze stappen mooie resultaten, maar geen perfectie. Niemand kan immers voldoen aan jouw hoge eisen 🙂 Toch zul je merken dat als je mensen steeds meer verantwoordelijkheid kunt geven, ze zich ook steeds verantwoordelijker zullen gaan gedragen. En dan komt uiteindelijk de perfectie steeds dichterbij, en jouw agenda is ondertussen een stuk rustiger geworden…

Zou dit voor jou ook kunnen werken? Heb jij nog andere tips en trics om makkelijk te delegeren? Laat hieronder je reactie achter!

Nuttig artikel? Deel het in je netwerken met de knoppen hieronder!

Eelko Vooijs

Eelko Vooijs

eelko@eviont.nl

Schrijf je nu in voor onze nieuwsbrief.

Dit veld is verplicht.

Voornaam *

Dit veld is verplicht.

Achternaam *

Vul een geldig e-maildres in.

E-mail *

Reacties

Er zijn nog geen reacties op dit bericht.

Plaats een reactie

Dit veld is verplicht.

Naam*

Vul een geldig e-mailadres in.

E-mailadres*

Dit veld is verplicht.

Bericht*