DCF 1.0

10 tips om tijd over te houden

Door Eelko Vooijs •

Als leidinggevende of professional weet je als geen ander hoe waardevol tijd is, en hoeveel je daar voor je gevoel vaak van tekort komt. Daarom hebben we in deze blog voor jou de 10 beste timemanagementtips opgenomen die wij konden vinden, zodat je je in elk geval de tijd bespaart om hier zelf naar op zoek te gaan. Dus misschien kan ook jij met een paar minuten lezen van deze tips een paar uur per week tijd winnen!

Tip 1: Doe de belangrijkste dingen eerst

Hoe simpel het ook klinkt, vaak hebben we de neiging om de dingen precies andersom te doen. Dus beginnen we onze dag met alle kleine, minder belangrijke dingen om aan het einde van de dag tot de conclusie te komen dat we geen tijd meer hebben voor de belangrijke dingen. Goethe heeft op dit gebied een mooie uitspraak gedaan die je zo op je bureau kunt zetten: “Dingen die het belangrijkst zijn, mogen nooit lijden onder dingen die het minst belangrijk zijn”

DCF 1.0

Tip 2: Weet wat jouw eerste dominosteen is

Een groot resultaat is vaak het gevolg van een serie kleine handelingen en stapjes. In een eerder artikel legden we je al uit hoe krachtig dit principe kan zijn, door jezelf de vraag te stellen: “Welk ene ding kan ik nu doen waardoor alle andere dingen makkelijker of zelfs overbodig zullen worden?”. Deze vraag helpt je om zicht te krijgen wat echt belangrijk is, en die acties te doen die het meeste effect hebben.

Tip 3: Raak alles maar 1 keer aan

Maak er een gewoonte van om alle informatie die tot je komt maar 1 keer ‘aan te raken’. Of het nu de post is, een mailtje of een memo van een collega, vaak hebben we de neiging om het keer op keer op te pakken. We openen de mail uit nieuwsgierigheid, lezen het en zetten hem snel weer als ongelezen. Later openen we hem weer (o ja, daar moet ik nog wat mee) en stoppen we de mail in een mapje om er pas later weer naar terug te keren, het bericht te openen en te antwoorden. Plan wanneer je de mail opent en handel het gelijk, in 1 keer af.

Tip 4: Doe het meest vervelende eerst

Iedereen heeft dingen waar die tegenop ziet, die wel belangrijk zijn maar niet echt leuk. Doe die vervelende dingen eerst! Aan het begin van de dag heb je nog de meeste energie om dat te doen en als je het uit blijft stellen dan hangt het de hele dag als een dreiging boven je hoofd waardoor je onbewust wordt afgeleid en minder effectief bent.

Tip 5: Reserveer ‘waar ben ik mee bezig tijd’

Blok iedere week tijd (minimaal een uur) in je agenda waarin je je afvraagt of je nog met de goede dingen bezig bent. Vaak zijn we zo druk met de verkeerde dingen dat we niet even de tijd nemen om ons af te vragen waar we mee bezig zijn. Hoewel dit uurtje inplannen in eerste instantie je tijd lijkt te kosten, zorgt het voor een veel betere indeling van je overige tijd…

Tip 6: Maak een NOT – to do lijst

Een van mijn persoonlijke favorieten. Iedereen heeft wel zijn eigen variant van een to-do lijst: een overzicht van alle dingen die je nog wilt (of moet) doen. Gebruik je tijd uit tip 5 om ook een Not-to-do lijst te maken. Denk na over dingen waar je nu je tijd aan kwijt bent, waarvan je vindt dat je dat niet zou moeten doen. En houd jezelf eraan!

Tip 7: Gebruik het Pareto-principe

Het Pareto principe, ook wel de 80-20 regel, leert ons dat we 80% van onze belangrijke resultaten bereiken met 20% van onze activiteiten. Als we dat principe nog een keer toepassen kun je zeggen dat je dus 80% van je tijd moet gebruiken om aan die 20% belangrijke activiteiten te werken. Weet dus welke activiteiten jouw resultaten bepalen (die ook tip 2) en plan daar tijd voor in!

Tip 8: Meten is weten

Als je tijd plant, is het van belang dat je dat goed doet. Plan je teveel tijd dan houd je tijd over die je kwijt raakt aan vaak onbelangrijke dingen. Plan je te weinig tijd in dan loop je voor je gevoel weer achter de feiten aan. Zorg dus dat je voor je belangrijke, terugkerende, taken de tijd opneemt zodat je exact de tijden kunt plannen.

Tip 9: Leer nee te zeggen

Een van de belangrijkste vaardigheden van een leidinggevende: met een glimlach ‘nee’ durven zeggen tegen taken die niet bij jouw 20% belangrijke taken horen. Vind je dat nog niet gemakkelijk? Ga dan voor jezelf eens na wat er met jou gebeurt als je je voorstelt dat je ‘nee’ zegt. Ben je bang dat ze je niet meer aardig vinden? Of dat jou niets meer gevraagd gaat worden? Zodra je weet wat jou tegenhoudt, doe dan een ‘reality check’: is dat een echte reële angst?

Tip 10: Stop met Multitasken

Als er in de wereld van ‘timemanagement’ ergens overeenstemming over is, dan is het dat Multitasken niet werkt. Keer op keer wordt aangetoond dat het beter, sneller, effectiever en met betere kwaliteit werkt als je in staat bent om je langere tijd te concentreren op 1 taak. Er is zelfs onderzoek dat aantoont dat als je aandacht onderbroken wordt (bijvoorbeeld door een binnenkomende mail of telefoontje), je minstens 20 minuten nodig hebt om op hetzelfde niveau van concentratie te komen als daarvoor.

En toch denken we altijd dat we juist effectief zijn door veel dingen gelijk te doen. Neem de proef op de som en zorg dat je een week lang niet meer multitaskt. Zet de telefoon en mail uit als je aan een document werkt, laat je niet storen tijdens een gesprek en merk eens het effect….

Ik merk dat ik nog wel even door kan gaan met tips hierover, ware het niet dat mijn gereserveerde tijd voor het maken van dit artikel erop zit. En ik ben ook erg benieuwd naar jouw ervaringen. Welke van deze tips ga jij toepassen? En welke tips die voor jou goed werken kun je nog aan dit rijtje toevoegen?

Laat een reactie achter onder dit bericht!

Denk je dat deze informatie ook voor anderen waardevol is? Doe hen dan een plezier en deel dit artikel met onderstaande knoppen via facebook, twitter of linkedin!

Eelko Vooijs

Eelko Vooijs

eelko@eviont.nl

Schrijf je nu in voor onze nieuwsbrief.

Dit veld is verplicht.

Voornaam *

Dit veld is verplicht.

Achternaam *

Vul een geldig e-maildres in.

E-mail *

Reacties

Er zijn nog geen reacties op dit bericht.

Plaats een reactie

Dit veld is verplicht.

Naam*

Vul een geldig e-mailadres in.

E-mailadres*

Dit veld is verplicht.

Bericht*